BEBERAPA TAHAPAN POKOK DALAM PROSES MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN

Manajemen sarana dan prasarana pendidikan meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasaan, dan evaluasi kegiatan pengadaan barang, pembagian dan penggunaan barang (inventasi), perbaikan barang, dan tukar tambah maupun penghapusan barang.

Proses yang dilakukan dalam manajemen sarana dan prasarana pendidikan memiliki beberapa tahap, yaitu sebagai berikut :

1. Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan.

Perencanaan sarana atau alat pelajaran tidak semudah perencanaan prasarana (meja kursi) yang hanya mempertimbangkan selera dan dana yang tersedia. Untuk proses pengadaan sarana harus mempertimbangkan lebih banyak dan semuanya bersifat edukatif. Adapun tahap-tahap perencanaan sarana (alat pelajaran) sebagai berikut :

a) Mengadakan analisis tentang mata pelajaran apa saja yang membutuhkan sarana dalam penyampaian  pembaelajarannya. Hal ini dilakukan oleh para guru bidang studi.

b) Apabila kebutuhan sarana yang diajukan para guru melampaui kemampuan daya beli sekolah, maka diadakan seleksi yang berdasarkan pada prioritas terhadap alat-alat yang mendesak pengadaannya.

c) Mengadakan inventarisasi terhadap alat atau media yang telah ada. Alat yang sudah ada ini perlu ditinjau lagi, dan mengadakan re-inventarisasi.

d) Mengadakan seleksi terhadap alat pelajaran/media yang masih dapat dimanfaatkan, baik dengan  reparasi atau modifikasi maupun tidak.

e) Mencari dana apabila masih kekurangan dana dalam pengadaan sarana pendidikan.

f) Menunjuk seseorang dalam melaksanakan pengadaan sarana dan prasrana. Penunjukkan ini sebaiknya berdasarka pada keahlian, kelincahan berkomunikasi, kejujuran, dan sebagainya.

2. Pengadaan Sarana dan Prasarana

Pengadaan sarana pendidikan merupakan kegiatan yang bertujuan untuk memperoleh sarana pendidikan yang dibutuhkan untuk kelancaran proses pendidikan dan pengajaran. Pengadaan sarana pendidikan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

a) Dropping dari pemerintah, hal ini merupakan bantuan yang diberikan pemerintah kepada sekolah. Bantuan ini sifatnya terbatas sehingga pengelola sarana dan prasarana pendidikan di sekolah tetap harus mengusahakan dengan cara lain.

b) Pembeliaan artinya sarana pendidikan tersebut harus dibeli sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

c) Meminta sumbangan wali murid atau mengajukan proposal bantuan pengadaan sarana dan prasarana sekolah ke lembaga sosial yang tidak mengikat.

d) Membuat sendiri yaitu sarana pendidikan dapat dibuat sendiri oleh sekolah.

e) Menerima hibah atau bantuan atau sumbangan dari pihak lain, dan  menyewa atau meminjam artinya sarana pendidikan yang diperlukan disewa atau dipinjam dari pihak lain dalam jangka waktu tertentu.

f) Guna susun (kanibalisme) artinya suatu pengadaan barang dengan menggunakan barang-barang yang sudah tidak bisa dipakai kemudian disusun kembali sehingga menjadi sarana pendidikan atau daur ulang.

Memilih sarana dan prasana pendidikan islam bukanlah berupa resep yang lengkap dengan petunjuk-petunjuknya, lalu pendidik menerima resep itu begitu saja. Sarana pembelajaran hendakaya direncanakan, dipilih dan diadakan dengan teliti sesuai dengan kebutuhan sehingga penggunaannya berjalan dengan wajar. Untuk itu pendidik hendaknya menyesuaikan dengan sarana pembelajaran dengan faktor-faktor yang dihadapi, yaitu tujuan apakah yang hendak dicapai, media apa yang tersedia, pendidik mana yang akan mempergunakannya, dan yang peserta didik mana yang di hadapi. Faktor lain yag hendaknya dipertimbangkan dalam pemilihan sarana pembelajaran adalah kesesuaian dengan ruang dan waktu.

3. Pemeliharaan dan Penyimpanan Sarana dan Prasarana

Kegiatan setelah proses pengadaan adalah pencatatan, penyimpanan, dan pemeliharaan sarana pendidikan. Pencataan atau yang lebih dikenal dengan inventarisasi harus dilaksanakan secara terperinci. Tujuan dari inventarisasi adalah sebagai berikut:

a) Tertib administrasi dan tertib sarana pendidikan.

b) Pendaftaran, pengendalian dan pengawasan setiap sarana.

c) Usaha untuk memanfaatkan penggunaan setiap sarana.

d) Menunjang proses belajar mengajar.

Kegiatan inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan di sekolah menurut Bafadal (2003) meliputi :

1) Pencatatan sarana dan prasarana sekolah dapat dilakukan didalam buku penerimaan barang, buku bukan inventaris, buku (kartu) stok barang.

2) Pembuatan kode khusus untuk perlengkapan yang tergolong barang inventaris. Caranya dengan membuat kode barang dan menempelkannya atau menuliskannya pada badan barang perlengkapan yang tergolong sebagai barang inventaris. Tujuannya adalah untuk memudahkan semua pihak dalam mengenal kembali semua perlengkapan pendidikan di sekolah baik ditinjau dari kepemilikan, penanggung jawab, maupun jenis golongannya. Biasanya kode barang itu berbentuk angka atau numerik yang menunjukkan departemen, lokasi, sekolah, dan barang.

3) Semua perlengkapan pendidikan di sekolah yang tergolong barang inventaris harus dilaporkan. Laporan tersebut sering disebut dengan istilah laporan mutasi barang. Pelaporan dilakukan daalm periode tertentu, sekali dalam satu triwulan. Dalam satu tahun ajaran misalnya, pelaporan dapat dilakukan pada bulan juli, oktober, januari, dan april tahun berikutnya.

Program pemeliharaan dapat di tempuh melalui langkah-langkah berikut ini:

a) Membentuk tim pelaksana perawatan preventif di sekolah .

b) Membuat daftar sarana dan prasarana termasuk seluruh perawatan yang ada di sekolah.

c) Menyiapkan jadual tahunan kegiatan perawatan untuk setiap perawatan dan fasilitas sekolah .

d) Menyiapkan lembar evaluasi untuk menilai hasil kerja perawatan pada masing-masing bagian di sekolah.

e) Memberi penghargaan bagi mereka yang berhasil meningkatkan kinerja peralatan sekolah dalam rangka meningkatkan kesadaran dalam merawat sarana dan prasarana sekolah.

4. Penggunaan Sarana dan Prasarana

Sarana pendidikan yang disediakan dimaksudkan untuk memperlancar proses belajar mengajar. Sarana pendidikan ditinjau dari fungsinya dapat digolongkan menjadi:

a) Sarana pendidikan yang langsung digunakan dalam proses belajar mengajar, seperti alat pelajaran, alat peraga, dan media pendidikan.

b) Sarana pendidikan yang tidak langsung terlihat dalam proses pendidikan dan pengajaran, seperti gedung, perabot kantor, kamar mandi dan sebagainya.

Pengaturan penggunaan sarana pendidikan dipengaruhi oleh faktor-faktor sebagai berikut:

a) Banyaknya sarana pendidikan untuk tiap-tiap macam.

b) Banyaknya kelas masing-masing tingkat.

c) Banyaknya siswa dalam tiap-tiap kelas.

d) Banyaknya ruang atau kelas yang ada di sekolah.

e) Banyaknya guru atau karyawan yang terlihat dalam penggunaan sarana pendidikan.

Dengan memperhatikan faktor-faktor di atas penggunaan sarana pendidikan dapat diatur sebagai berikut:

a) Sarana pendidikan untuk kelas tertentu.

Maksudnya suatu alat yang hanya digunakan untuk kelas tertentu sesuai dengan materi kurikulum, jika banyaknya alat untuk mencukupi banyaknya kelas, maka sebaiknya alat-alat disimpan di kelas agar mempermudah penggunaan.

b) Sarana pendidikan untuk beberapa kelas.

Apabila jumlah alat yang tersedia terbatas, padahal yang membutuhkan lebih dari satu kelas, maka alat-alat tersebut terpaksa digunakan bersama-sama secara bergantian.

c) Sarana pendidikan untuk semua kelas.

Penggunaan alat untuk semua kelas dapat dilakukan dengan membawa ke kelas yang membutuhkan secara bergantian atau siswa yang akan menggunakan mendatangi ruangan tertentu.

d) sarana pendidikan yang dapat digunakan oleh umum.

Sarana pendidikan yang digunakan untuk beberapa kelas dan semua murid, dan murid yang akan membutuhkannya akan dibawa ke ruang atau kelas tersebut disebut kelas berjalan.

5. Penghapusan Sarana dan Prasarana

Pengahapusan sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan meniadakan barang-barang milik lembaga (bisa juga milik negara) dari daftar inventaris dengan cara berdasarkan perundang-undangan yang berlaku.Kerusakan kecil pada sarana pendidikan masih mungkin diperbaiki tetapi apabila kerusakan besar diperbaiki sudah tidak ekonomis, efektif dan efisien, sarana tersebut sebaiknya dihapuskan. Penghapusan sarana dari daftar inventaris berfungsi sebagai berikut:

a) Mencegah atau mengurangi kerugian yang lebih besar.

b) Mengurangi pemborosan biaya.

c) Meringankan beban kerja inventarisasi.

d) Membebaskan tanggung jawab satuan organisasi terhadap suatu barang atau sarana pendidikan.

Beberapa pertimbangan yang dapat dipakai sebagai alasan penghapusan sarana pendidikan adalah sebagai berikut:

a) Dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat dipergunakan atau diperbaiki lagi.

b) Perbaikan memerlukan biaya yang besar sehingga tidak ekonomis.

c) Kegunaan sarana pendidikan tidak sebanding dengan biaya pemeliharaan dan perbaikan.

d) Penyusutan sarana di luar kekuasaan pengurus sarana.

e) Tidak sesuai dengan kebutuhan saat ini.

f) Barang kelebihan, jika disimpan lebih lama akan rusak dan tidak terpakai lagi.

g) Adanya penurunan efektifitas kerja.

h) Barang atau sarana pendidikan sudah tidak ada, karena dicuri, terbakar atau hilang.

Penghapusan barang atau sarana pendidikan dapat dilakukan dengan berbagai macam antara lain:

a) Penjualan, barang atau sarana pendidikan dijual.

b) Tukar menukar barang, barang yang tidak dipakai ditukarkan dengan barang baru atau sarana baru.

c) Dihibahkan, barang atau sarana pendidikan yang tidak dipakai dihibahkan kepada lembaga lain yang membutuhkan.

d) Dibakar, barang yang tidak mungkin dijual atau dihibahkan bisa dibakar.