CONTOH MAKALAH AKUNTANSI TENTANG PENGGUNAAN KOMPUTER DALAM AKUNTANSI

BAB 1

Latar Belakang

Saya mengangkat tema ini karena pada saat ini banyak sekali program-program akutansi yang disediakan di dalam komputer. Pada saat ini tugas dari para akutan tidak terlalu sulit. Hal ini disebabkan sudah ada software-software yang mendukung kinerja mereka. Hal ini menyebabkan tugas mereka jadi sangat mudah. Sistem akuntansi berkembang seiring dengan pekembangan perusahaan, pertumbuhan ekonomi, tingkat pengetahuan karyawan dan penggunaan teknologi.

Dengan munculnya komputer, semakin banyak data, pekembangan  perusahaan, pertumbuhan ekonomi, sumber daya manusia di dalam perusahaan dan penggunaan berbagai teknologi. Dengan munculnya komputer, semakin banyak data yang dapat diolah menjadi informasi baik yang bersifat finansial maupun non-finansial.

Pengolahan data dapat dilakukan baik secara terpusat maupun terdistribusi. Namun banyak fakta menunjukan kehadiran komputer tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh pelaku bisnis. Keterlambatan laporan masih saja merupakan kendala yang dihadapi, bahkan banyak pelaku bisnis terjebak dalam kekacauan informasi yang disebabkan katidak mampuan mereka dalam menggunakan teknologi itu sendiru.

Hal ini terjadi karena kurangnya pengendalian dan pemahaman akuntansi, sehingga menghasilkan banyak informasi yang tidak berguna, dan tidak memenuhi prinsip akuntansi. Dokumen dasar yang digunakan sebagai bukti transaksi pada suatu system sangat menentukan tingkat pencapaian tujuan sebuah perusahaan.

Kekurangan atau dokumen-dokumen yang kurang berkualitas yang menyebabkan tidak berjalannya informasi sesuai dengan yang dibutuhkan dan diinginkan, sebaliknya kelebihan dokumen dasar dapat menimbulkan kekacauan dalam pengolahan data sehingga memicu terjadinya kesalahan pemasukan data yang menyebabkan terjadinya kesalahan berantai.

Hal ini akan mengganggu kinerja sebuah perusahaan dalam pengolahan data dan dalam pembuatan laporan-laporan keuangan dan  akan selalu terjadi kekacauan jika pemahaman terhadap proses penggunaan program tersebut kurang.

Rumusan Masalah

Makalah ini dibuat dengan untuk dapat mengetahui pentingnya dan jenis-jenis software computer yang tersedia dalam akuntansi yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan dengan jenis industri yang berbeda–beda. Dan dengan adanya makalah ini diharapkan dapat menjadi landasan dalam pemilihan software  akuntansi yang sesuai dan tepat dengan yang diinginkan di kemudian hari.

Pada saat ini juga banyak pengguna software akutansi tidak mengetauhi bagaiman penggunaan software tersebut dan terjebak dalam lubang yang sama dan akhirnya dalam pelaporan akhir terjadi kekacauan. Hal ini di sebabkan kerena mereka selalu di bingungkan jika berhadapan dengan software yang benar-benar baru bagi mereka

Ada kalanya mereka tidak tahu software apa yang tepat digunakan perusahaan mereka. Kadang kala beberapa perusahaan juga terjebak oleh nama software buatan luar negeri padahal mereka belum tahu apakah software yang mereka gunakan cocok digunakan oleh perusahaan mereka.

Tujuan

            Tujuan saya membuat makalah ini karena pada saat ini sudah banyak software akutansi dan setiap perusahaan tidak selalu menggunakan software yang sama satu perusahaan dengan yang lain. Ada kalanya pengguna software akutansi tersebut tidak mengerti bagaimana penggunaan software tersebut karena kita berhadapan dengan software yang benar-benar baru buat pengguna software tersebut.

            Memberitahukan bagaimana penggunaan software yang benar dengan memberikan contoh software yang cocok digunakan untuk keperluan apa dan jenis perusahaan jenis apa yang cocok menggunakan software tersebut.

            Memberitahukan bahwa selamanya bahwa software buatan luar negeri selalu cocok dengan perusahaan yang berdomisili di indonesai karena perbedaan pemahaman mereka tentang aturan akutansi yang ada di Indonesia.

BAB 2

Pengertian Komputer Akuntansi

Komputer adalah serangkaian ataupun sekelompok mesin elektronik yang terdiri dari ribuan bahkan jutaan komponen yang dapat saling bekerja sama, serta membentuk sebuah sistem yang rapi dan teliti. Sistem ini kemudian dapat digunakan untuk melaksanakan serangkaian pekerjaan secara otomatis, berdasar urutan program yang diberikan kepadanya oleh pengguna komputer tersebut.

Akuntansi adalah suatu metode pencatatan, penggolongan dan peringkasan transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berguna dan dalam bentuk satuan uang, dan peng-interprestasian hasil proses .

Komputer Akuntansi adalah, suatu seni dengan menggunakan alat bantu komputer untuk melakukan pencatatan, penggolongan dan peringkasan transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang menggunakan dan dalam bentuk satuan uang, dan peng-interprestasian hasil proses.dan Salah satu fungsi organisasi yang erat kaitannya dengan keputusan manajemen adalah fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mengontrol dan melaporkan kinerja keuangan perusahaan. Dan agar laporan keuangan dan analisa laporan keuangan yang dihasilkan sesuai dengan karakteristiknya, perlu suatu sistem yang komparatif dan integral dari keseluruhan proses bisnis yang ada.

Dengan menerapkan sistem komputerisasi akuntansi, maka akan mempercepat proses penyajian analisa dan laporan keuangan karena aplikasi komputerisasi akuntansi diciptakan untuk memudahkan proses transaksi-transaksi akuntansi kedalam sebuah laporan dan analisa laporan untuk mendukung hasil  pengambilan keputusan yang berhubungan dengan keadaan keuangan perusahaan dalam suatu periode akuntansi.

Menurut jenis kegiatannya akuntansi dapat diklasifikasi menjadi beberapa golongan yang saling berkaitan satu dengan lainnya :

1. Akuntansi financial (financial accounting)
   • • Auntansi Biaya (cost Accounting)
   • • Akuntansi anggaran (Budgetary Accounting)
   • • Akuntansi pajak (tax accounting)
   • • Pemeriksaan akuntansi (auditing)
2. Akuntansi manajemen
   • • Akuntansi strategis (planning)
   • • Akuntansi pemerintahan dan lembaga
   • • System Akuntansi
   • • System distribusi
   • • System Inventory
   • • System Penjualan
   • • System Komputer akuntansi

Sistem Komputer Akuntansi

Sistem akuntansi berkembang seiring dengan pekembangan perusahaan, pertumbuhan ekonomi, tingkat pengetahuan karyawan dan penggunaan teknologi. Dengan munculnya komputer, semakin banyak data yang dapat diproses menjadi informasi lebih baik yang bersifat finansial maupun non-finansial, Pengolahan data dapat dilakukan baik secara terpusat maupun terdistribusi.

Namun banyak fakta menunjukan kehadiran komputer tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh pelaku bisnis. Keterlambatan laporan masih saja merupakan kendala yang dihadapi, bahkan banyak pelaku bisnis terjebak dalam kesemrawutan informasi. Hal ini terjadi karena kurangnya pengendalian dan pemahaman akuntansi oleh perusahaan itu sendiri maupun penggunaan software tersebut oleh karyawan perusahaan itu sendiri, sehingga menghasilkan banyak informasi yang tidak berguna bagi perusahaan, dan tidak memenuhi prinsip dasar akutansi akuntansi.

Dokumen dasar yang digunakan sebagai bukti transaksi pada suatu sistem sangat menentukan tingkat pencapaian tujuan perusahaan. Kekurangan atau dokumen dasar kurang berkualitas menyebabkan tidak berjalannya informasi sesuai dengan yang dibutuhkan dan menyebabkan terjadinya kesalahan berantai yang berturut-turut dari awal terjadi kesalahan hingga proses yang paling akhir., sebaliknya kelebihan dokumen dasar dapat menimbulkan keruwetan dalam pengolahan data sehingga memicu terjadinya kesalahan pemasukan data yang menyebabkan terjadinya kesalahan berantai yang berturut-turut dari awal terjadi kesalahan hingga proses yang paling akhir.

Dengan dokumen dasar yang berkualitas dapat dihasilkan berbagai bentuk informasi yang akurat. Perubahan yang dilakukan pada dokumen dasar akan menyebabkan perubahan pada prosedur pengolahan data. Walaupun pada dasarnya setiap perusahaan mengolah data dengan cara yang sama namun besar kecil perusahaan, jenis usaha dan teknologi yang digunakan serta pengaruh sumber daya lainnya menyebabkan system akuntansi satu perusahaan dengan perusahaan lainnya berbeda.

Sistem yang disusun oleh suatu perusahaan belum tentu dapat diterapkan pada perusahaan lain sekalipun jenis usahanya sama karena dalam prakteknya sistem akuntansi sangat dipengaruhi oleh faktor lingkungan dan jenis perusahaan tersebut yang bergerak di bidang apa. Pertumbuhan ekonomi juga memicu perkembangan bidang usaha semakin kompleks. Hal demikian mengharuskan akuntan untuk memperoleh keahlian yang tinggi dalam spesialisasi penggunaan software akutansi yang diterapkan dalam perusahaan

Kerangka Sistem Akuntansi

Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah suatu fungsi yang melaksanakan tugas pengolahan data financial menjadi informasi yang dibutuhkan bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan. Sistem informasi akuntansi bertanggung jawab menyediakan informasi keuangan bagi tiap elemen lingkungan kecuali pesaing perusahaan. Sehubungan dengan kebutuhan informasi keuangan adalah kebutuhan manajemen level atas sehingga Sistem informasi akuntansi hanya melayani informasi yang berorientasi kepada manajemen level atas tersebut.

Sistem Komputer akuntansi berkembang seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan ilmu pengetahuan dimana yang dibutuhkan bukan hanya financial melainkan juga operasional (non financial) dan yang membutuhkan informasi bukan hanya manajemen level atas melainkan semua level manajemen. System Akuntansi komputer mendukung manajemen terbuka, Namun masih banyak organisasi yang menerapkan manajemen tertutup.

Sistem akuntansi pokok terdiri dari berbagai klasifikasi rekening Buku besar, Jurnal dan bukti transaksi. Masing-masing unsur tersebut saling terkait membentuk suatu prosedur pencatatan.

Berikut ini adalah hubungan masing-masing unsur dengan prosedur lainnya
System dan Prosedur Jurnal Bukti transaksi Buku Besar :

1.      Penjualan-Penjualan Faktur penjualan Rekening Piutang, penjualan

2.      Penerimaan Kas Kas Bukti Penerimaan kas Rekening piutang, dan kas

3.      Pembelian Pembelian Faktur Pembelian Rekening Persediaan barang

4.      Pengeluaran Kas Kas Bukti Pengeluaran Kas Rekening Utang dan Kas

5.      Payroll Umum Daftar Gaji/ Faktur biaya Rekening Gaji & Upah, Potongan, Utang gaji

Tabel di atas menunjukan bahwa dari setiap prosedure akan menghasilkan bukti transaksi. Catatan dalam jurnal akan diposting ke rekening buku besar. Tabel tersebut adalah sekedar untuk menunjukan hubungan antar elemen, dalam pelaksanaanya dapat bervariasi, tergantung dari metode yang dipilih.Tugas pengolahan data yang dilakukan Sistem informasi akuntansi meliputi 4 tugas dasar sbb :

1.      Pengumpulan data yaitu setiap tindakan dijelaskan oleh suatu catatan data. Bila tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan disebut transaksi. Pelaku bisnis dan accounting umumnya hanya memperhatikan transaksi yang mempunyai nilai finansial.

2.      manipulasi Data yaitu data perlu dimanipulasi untuk dapat diubah menjadi informasi yang berguna. Operasi manipulasi data meliputi pengklasifikasian, Penyortiran, Perhitungan, dan pengikhtisaran.

3.      Penyimpanan data yaitu terdapat banyak transaksi pada setiap perusahaan. Setiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Data tersebut perlu disimpan di suatu tempat dan harus dapat ditemukan dengan mudah bila data tersebut dibutuhkan.

4.      Penyiapan Dokumen yaitu Sistem informasi akuntansi menghasilkan output untuk perorangan maupun organisasi di dalam maupun di luar perusahaan. Output tersebut dipicu dengan dua cara yaitu :Oleh suatu tindakan Output dihasilkan bila sesuatu terjadi seperti contoh di bawah ini :tagihan disiapkan pada saat terjadi pesanan.

Oleh Jadwal Output dihasilkan pada suatu saat tertentu.Umumnya output berupa dokumen, namun semakin banyak pemakai menggunakan visual (tampilan layar) untuk memperoleh informasi yang tepat waktu dan tepat guna, tanpa harus menunggu laporan rutin dari bagian akuntansi yang diterbitkan sesuai jadwal. akses informasi dapat dilakukan secara local maupun global dengan menggunakan fasilitas umum.

Berdasarkan uraian di atas dapat di katakan bahwa tanggung jawab mengumpulkan, menyimpan dan mengolah data serta membuat laporan transaksi keuangan merupakan bagian dari tanggung jawab bagian akuntansi. Bagian lain seperti bagian penjualan, bagian pembelian, bagian keuangan adalah bagian operasional yang menyiapkan bukti-bukti transaksi, sedangkan bagian IT adalah bagian yang mensupport fasilitas pengolahan data mencakup sofware, hardware termasuk pemilihan tekhnologi serta memegang tanggung jawab terhadap keamanan sistem data.

Dan hasil dari semua proses di atas Laporan Keuangan merupakan proses akhir dari seluruh transaksi yang terjadi pada suatu perusahaan selama periode akuntansi tertentu. Pada umumnya laporan keuangan dibagi atas 3 bagian yakni;

1). Laporan laba-rugi
2). Laporan Perubahan Modal atau Laporan Laba Ditahan
3). Neraca.

Didalam menyusun laporan keuangan ini, diperlukan bukti transaksi dari setiap departemen yang ada di dalam perusahaan, dimana transaksi itu akan dicatat kedalam jurnal umum, setelah itu dikelompokkan ke dalam buku besar disamping membuat jurnal penyesuaian, proses selanjutnya memasukkan perkiraan-perkiraan yang ada pada buku besar kedalam neraca lajur, sehingga akan diperoleh laporan keuangan.

Dengan melihat dan memahami laporan keuangan, kita bisa mengetahui bagaimana kondisi dan keadaan suatu perusahaan, yang tentunya tidak semua orang bisa mengetahuinya. Hal ini akan menjadi nilai tambah bagi seseorang yang mampu menganalisa laporan keuangan khusunya di dalam mencari pekerjaan, dengan kata lain kemampuan itu akan dicari dan sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan.

Akuntansi komputer adalah sistem akuntansi yang mengautomatisasi transaksi bisnis dengan menerapkan manajemen terbuka, sehingga informasi akuntansi dapat diperoleh langsung melalui terminal yang tersebar dilingkungan perusahaan. Dengan tersediaanya fasilitas ini memungkinkan manajemen mendapat informasi melalui media visual pada monitor yang tersedia diruangannya sendiri tanpa harus menunggu laporan rutin yang diterbitkan bagian akuntansi.

Pada akuntansi manual yang tanpa menggunakan software yang tersedia di dalam komputer, semua tanggungjawab pengolahan data dan pelaporan baik laporan keuangan maupun laporan operasional adalah tugas bagian akuntansi. Pada akuntansi komputer Laporan-laporan yang bersifat operasional dapat langsung diterbitkan oleh bagian terkait, sehingga tanggungjawab bagian akuntansi menjadi lebih ringan.

Software Akuntansi

Hal – hal yang harus diperhatikan dalam memilih software akuntansi yaitu Prinsip dasar dan proses akunatnsi adalah pencatatan, pengikhtisaran, pelaporan dan  penganalisaan yang sejatinya adalah pengolahan informasi dari transaksi menjadi laporan yang akan digunaan oleh berbagai pihak yang berkepentingan dengan laporan-laporan tersebut. Adapun hal–hal yang perlu diperhatikan dalam memilih software akuntansi adalah sebagai berikut :
 

1.       Identifikasi kebutuhan kita yaitu seberapa jauhkan kebutuhan kita terhadap software akutansi dan apakah hanya terbatas pada pencatatan saja atau harus terintegrasi sampai pada laporan terperinci. Tetapi apabila perusahaan masih dalam rancangan penyusunan sistem maka disarankan untuk menggunakan jasa teller made.

2.       Memperhatikan fiturnya yaitu mencocokkan kebutuhan kita dengan fitur yang ditawarkan dan selain dari kemudahan kepraktisan penggunaan juga perlu diperhatikan cocok tidaknya dengan standar akuntansi yang berlaku di Indonesia.

3.       Perkembangan softwarenya yaitu software yang baik tentunya juga harus lentur dalam mengikuti perkembangan jaman. Kemungkinan berkembangnya usaha kita akan berakibat pada berkembangnya seluruh aspek pendukung termasuk software akuntansinya. Jangan sampai kita harus berganti software di tengah jalan.

4.      After sales service policy yaitu kita akan menggunakan produk tersebut dalam  waktu yang lama sehingga after sales service policynya haruslah yang di support  dengan baik. Untuk tailor made biasanya turnover programnya cukup tinggi,  sehingga membutuhkan penyesuaian yang lama dari program yang baru. Dan  yang paling penting perhatikan apakah kita mampu mengatasi masalah yang  mungkin terjadi dalam panduan problem software guidance atau yang biasa di sebut dengan panduan penggunaan program yang diberikan oleh produsen.

5.      Budget dan referensi yaitu tentukan budget dari awal. Walaupun budget bukanlah merupakan satu–satunya pertimbangan lain yaitu after sales service, reliability dan perkembangannnya.

            Dalam penggunaanya Peranan Tehnologi Informasi yaitu Software Akuntansi, Software akutansi mampu mempermudah pembukuan karena seluruh jurnal akuntansi dan laporan keuangan dibuat secara otomatis, sehingga pengoperasiannya cukup memerlukan orang yang mengerti teori akuntansi secara umum.

Aplikasi ini berfungsi untuk mendukung proses pencatatan pembukuan keuangan staff akunting. Software ini menghasilkan laporan keuangan seperti Buku Besar, Neraca, Laba/Rugi, dll.

Jenis laporan akuntansi yang dibuat:

1. Daftar Perkiraan
2. Jurnal Transaksi
3. Buku Besar
4. Buku Besar Pembantu
5. Trial Balance
6. Neraca Harian
7. Neraca
8. Laba/Rugi

Penggunaan Software Akuntansi

Sekarang ini banyak sekali contoh software yang di gunakan contohnya Myob Premier V.7.5 yang berorientasi pada penggunaan multi user, multi currency dan jaringan. Aplikasi ini diciptakan dengan user friendly denga system pencatatan real time, sehingga mudah menggunakannya dan data yang dihasilkan selalu ter up-date, maka analisa dan laporan keuangan dapat diperoleh dengan akurat, efektif dan efisien.

            MYOB Accounting Software adalah software akuntansi yang sangat powerful dan mudah digunakan oleh siapa saja. Jika anda mengelola sendiri bisnis anda sendiri, MYOB Accounting Software akan membantu anda dalam berbagai hal contohnya seperti:
- Menghemat waktu dalam mengelola dan menjalankan pembukuan
- Mengerti lebih dalam bisnis anda
- Mengelola barang dagangan anda.

Software ini sangat cocok untuk owner-operator, MYOB Accounting Software membantu anda dalam proses penjualan dan pembelian, track piutang dagang (receivable), hutang dagang (payables) and pajak (GST), email your quotes dan invoice dan banyak lagi - semuanya hanya dengan meng-klik beberapa tombol saja.

MYOB Accounting Software memudahkan anda dalam mendesign accounting process sesuai dengan kehendak anda sehingga lebih mudah digunakan ketika mencari informasi tentang bisnis anda. Dengan MYOB Accounting's powerful inventory management system, anda akan dapat dengan mudah mengetahui secara tepat jumlah stock jumlah pemesanan dan berapa yang sudah komit (committed).

Fungsi lain dari MYOB Accounting Software yaitu dapat melakukan analisis atas data bisnis anda dengan lebih dari 160 cara lebih mudah membuat keputusan dalam bisnis jika anda mempunyai informasi yang tepat dan sangat detail seperti:
- Lebih dari 160 laporan dan chart
- Nilai Profit & Loss dan Balance Sheet terbaru
- Membuat laporan yang menyeluruh kemudian merubah menjadi ke bentuk Microsoft Excel file untuk melakukan analisa lebih dalam.
- E-mail atau save semua laporan ke disk untuk accountant anda
- Gunakan Company Data Auditor untuk mendeteksi kesalahan umum dalam proses dan untuk memastikan integrasi informasi pada bisnis anda

Fungsi dan kelebihan lain dari MYOB Accounting Software masih banyak yaitu seperti di bawah ini :

1.      Kelola Customer dengan efektif
MYOB Accounting Software dapat memberikan anda laporan penjualan dan informasi costomer anda dengan cepat dan akurat. Semua laporan bisa di export ke berbagai format yang berbeda, sehingga dapat dikirim secara electronic atau membuka laporan-laporan tersebut dalam Microsoft Excel atau office software lainnya.

2.      Membuat Customized Forms
Anda bisa mendesain sendiri invoice dan laporan keuangan sesuai keinginan anda. Ciptakan formulir sesuai dengan keinginan anda, tambahkan logo anda, customized text, header, sub title, dll. MYOB form designer memudahkan anda membuatnya.

3.      Pengelolaan Inventory yang menyeluruh
MYOB Accounting Software secara otomatis meng-adjust inventory begitu terjadi penjualan. Anda dapat merecall, edit, reverse dan delete inventory adjustmen dan transfer seperti yang anda lakukan pada transaksi yang tercatat.

4.      MYOB Accounting Software juga memiliki fitur canggih dalam penetapan harga acuan dengan lima quantity break dan 6 level penetapan harga. Memungkinkan anda melakukan pemetaan harga dan strategi penjualan berdasarkan status pelanggan.

5.      Invoice pelanggan anda via email
Dengan MYOB Accounting Software anda bisa menghemat biaya surat menyurat dan perlengkapan kantor lainnya, karena invoice bisa dikirim via email. MYOB Accounting Software telah competible dengan Microsoft Outlook dan Netscape Mesanger

6.      Company Data Auditor
Company Data Auditor adalah sebuah rangkaian checklist atas integritas seluruh proses data anda.

Kini memang banyak software atau perangkat lunak yang ditawarkan untuk mengatasi permasalahan dalam sistem akuntansi di perusahaan. Sebut saja program buatan luar negeri atau biasa di sebut program impor seperti DacEasy Accounting (DAC), Quickbook, MYOB, Peachtree, Valauplus dan Oracle, yang terkenal di luar negeri dan cukup populer juga di kalangan dalam negeri. Sementara untuk local content, misalnya, ada Dbs Solution, Accurate, Zahir Accounting, ACCS, MAS Accounting, dan masih banyak lagi tersingkirkan oleh program buatan luar negeri.

Namun masalahnya, apakah program-program itu, baik lokal maupun buatan luar negeri cukup sederhana dan berguna untuk bisnis di Indonesia? Apakah hal itu juga sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku di dalam negeri sesuai dengan Standard Akutansi Keuangan? Kesulitan kita kalau menggunakan software dari luar itu tidak selalu sama dengan standar akuntansi di Amerika contohya.

Karena itu, pada saat mengembangkan software akutansi, standar akuntansinya harus sudah ada,” software yang paling baik adalah software akuntansi yang di develop sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau tailor made. “Kita tidak bisa menggunakan software yang sudah jadi, karena biaya yang dikeluarkan juga berbeda.

Software akuntansi memang dirancang untuk memudahkan perusahaan dalam penghitungan keuangannya. Mulai dari biaya produksi, operasional, hingga biaya distribusi dan masih banyak biaya-biaya yang lain. Jika sebelumnya  dilakukan secara manual, perusahaan terlebih dahulu harus membuat jurnal, lalu  memosting ke buku besar, lalu membuat neraca saldo, dan akhirnya membuat jurnal penyesuaian, hingga menjadi laporan keuangan.

Kini dengan berkembangnya teknologi komputer dan semakin  kompleksnya transaksi-transaksi yang berhubungan dengan proses pencatatan dalam akuntansi, pencatatan secara manual sudah tidak memungkinkan lagi, sangat tidak efisien.Accurate, misalnya. Software yang diproduksi oleh PT. Cipta Piranti Sejahtera (CPS Soft) ini sudah mengintegrasikan modul-modul penting dalam akuntansi, seperti general ledger (GL), account receivable (AR), account payable (AP) dan inventory. Walau dirancang untuk memenuhi kebutuhan di berbagai sektor usaha kecil dan menengah (UKM), Accurate memiliki beberapa fitur penting seperti kemampuan mencatat transaksi dalam berbagai mata uang mulai dalam negeri hingga asing (multi currency), multi tax, multi user, dan multi company, bahkan mengonsolidasikan laporan keuangan dari beberapa anak perusahaan.

Proses pencatatan  transaksi melalui Accurate hanya dilakukan sekali saja. Software ini yang akan memosting, menjurnal sendiri, sesuai dengan posting yang sudah dibuat. Jadi tools ini memudahkan pelaku bisnis untuk mengetahui kondisi perusahaan, situasi keuangan secara tepat dan akurat.

Piranti lunak yang pernah mendapatkan APICTA (Asia Pacific ICT Awards) ini mampu membantu perusahaan dalam membuat laporan keuangan secara otomatis. Dengan menggunakan software ini, tidak ada lagi laporan akhir bulan untuk membuat laporan aliran kas, faktur pajak dan lain-lain. Software ini akan sangat membantu. Tidak ada lagi lembur. Bahkan tidak perlu lagi penambahan orang untuk kegiatan akuntansinya. Semua laporan sudah otomatis,
Baik Accurate maupun Zahir Accounting memang dirancang sesederhana dan semudah mungkin mungkin agar pengunanya tidak di buat pusing. Lihat saja tampilannya. Disajikan dengan bahasa yang mudah dimengerti, tidak dengan bahasa akuntansi yang kadang susah untuk dipahami

Pada prinsipnya, kalau perusahaan mau menerapkan Zahir Accounting, tidak perlu ada training atau pelatihan  karena bahasanya mudah dimengerti. Struktur programnya sederhana, dan transaksinya juga seperti mengisi nota-nota transaksi saja, Sementara Accurate, dengan kecepatan 32 bit dapat dioperasikan dengan berbagai sistem sistem operasi seperti Windows 95, Windows 98, Windows NT, dan Windows 2000. Produk ini dilengkapi dengan tampilan grafis (graphic user interface) yang mudah dipahami, bahkan untuk orang yang baru pertama kali menggunakannya.

Jika dibandingkan dengan software buatan luar negeri, ada beberapa keunggulan produk lokal yang tidak dimiliki oleh software asing. Accurate dan Zahir Accounting, misalnya, bisa mencatat pajak penjualan (PPn) sebagaimana yang diterapkan di Indonesia. Bahkan, Zahir Accounting boleh dikatakan satu-satunya software akuntansi yang menggunakan giro mundur. Transaksinya juga bisa mencapai 15 digit atau setara dengan 920.000.000.000.000 (sembalian ratus dua puluh triliun). Bandingkan dengan produk impor yang menggunakan dollar AS dalam transaksinya.

Hal ini pula yang menjadi acuan para programmer Accurate dan Zahir Accounting untuk menggunakan standar akuntansi yang berlaku di Indonesia.
Untuk masalah keamanan, karena menggunakan operating system Windows, database-nya pun menyesuikan dengan sistem yang digunakan oleh Microsoft. Bahkan Accurate menggunakan database yang berbasis klien server.

Mungkin Accurate yang pertama menggunakan database klien server untuk aplikasi UKM. Biasanya database yang menggunakan klien server ini adalah aplikasi yang skala besar untuk kelas enterprise yang harganya sangat mahal.Solusi bisnis yang terintegrasi beberapa produk software akuntansi ini memang memiliki kelebihannya dan kekurangan masing-masing. Tidak hanya produk lokal, produk asing pun, kendati memerlukan biaya yang relatif besar, manfaat yang bisa di dapat perusahaan juga setimpal.

Lihat saja, misalnya, Oracle Software Accounting. Software ini tidak hanya menampilkan transaksi-transaksi bisnis untuk kemudian dilaporkan sebagai laporan keuangan. Namun, lebih dari itu. Oracle menyiapkan solusi bisnis yang terintegrasi untuk semua bisnis di perusahaan.

Soalnya, di perusahaan-perusahaan biasanya terdapat fungsi dasar, seperti keuangan dan akuntansi, pemasaran dan penjualan, produksi dan distribusi, general administration, dan human resource. Fungsi-fungsi tersebut, apapun perusahaannya, tentu saling terintegrasi. Misalnya, keuangan dan penjualan, human resource dan produksi.

Karena terintegrasi inilah kami menyebutnya suite. Namun, perkembangan dari software akuntansi ini, di dunia aplikasi, itu yang paling mature jika dibandingkan dengan sistem produksi, maintenance peralatan, dan sistem distribusi.

Yang membedakan dengan Oracle Software Accounting, kita tidak hanya mengakomodasi dari fungsi-fungsi perusahaan, tetapi ada lagi yang namanya fungsi treasure. Apa bedanya fungsi treasure ini dengan kas? Manajemen kas ini adalah salah satu fungsi dari treasure di perusahaan. sebagai karyawan, juga bagian dari fungsi treasure ,Untuk mengaplikasikan perangkat ini, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu :

1.      sesuai dengan visi perusahaan yaitu visi ini bersifat masa depan untuk kemudian dijabarkan strateginya sesuai dengan visi tersebut.

2.      harus ada pembenahan pada sistem.

3.      harus mendevelop atau mengembangakan sumber daya manusianya.

Proses Penggunaan Software Akutansi

           

Saya akan mengambil salah satu contoh program yaitu Microsoft acces. Yaitu salah satu software yang bisa di gunakan dalam berbagai hal seperti akutansi

Langkah-langkahnya sebagai berkut :

1. Menyusun dasar manajemen database perusahaan antara lain :

1.      Tabel Pegawai dengan ketentuan jenis data sebagai berikut,hal ini di buat untuk membuat data-data kepegawaian

2.      Kemudian adalah pembuatan table table Pelanggan baik di dalam maupun luar negeri dengan ketentuan data sebagai berikut, yaitu membuat data-yang bersangkutan dengan data pelanggan

3.      Kemudian diminta untuk menyusun table Gaji Dan Tunjangan dari masing-masing karyawan dan ketentuannya adalah, yaitu membuat rancanganyang di butuhkan dalam pembuatan daftar gaji tiap karyawan

4.      Membuat manajemen table barang yang diproduksi oleh perusahaan beserta harga per item,  yaitu membuat barang-barang apa saja yang kita produksi beserta harganya

5.      Kemudian menyusun penjualan barang kepada pelanggan dengan ketentuan data sebagai berikut,  lalu kita membuat rancangan nota yang akan kita butuhkan dalam setiap proses transaksi

6.      Dari data di atas kita membutuhkan penjelasan mengenai pembelian yang di lakukan maka kita membutuhkan penjelasan mengenai barang apa saja yang di beli maka dari itu pada bagian nota  tidak di primary key karena akan timbul beberapa  data-data dengan nama yang sama

2. Setelah membuat atau menyusun manajemen database untuk masing-masing table yang diperukan di atas tadi, kita diminta untuk menyusun form-form untuk mengisikan data dari masing-masing table yang telah dibuat. Dan juga dengan menambahkan logo perusahaan, nama perusahaan, alamat, telepon, serta command button yang diperlukan.

·         FORM TABLE PEGAWAI

·         FORM TABLE PELANGGAN

·         FORM TABLE GAJI DAN TUNJANGAN

·         FORM TABLE BARANG

Keempat gambar di atas menampilakan hasil dari proses yang kami buat sebelumnya untuk pemasukan data-data tertentu sesuai dengan ketentuan yang berlaku

·         FORM PEMBELIAN PRODUK

Sebelum membuat form ini kita harus menggabungkan 2 table yaitu table penjualan dan table penjualan detail seperti di bawah ini

 

lalu menjadi seperti ini

 

Dan hasil dari penggabungan 2 table tersebut seperti ini

 hasil ini menunjukan bahwa model di atas mendapat perlakuan berbeda dari yang lain kerana setiap transaksi tidak akan selalu menampilkan satu jenis barang saja

3. Kemudian mengisikan data di masing-masing form.
4. Membuat relasi untuk masing-masing tabel.

Pada saat membuat relasi hanya 1 relasi saja Enforce Referential Intergrity yaitu pada saat relasi dari nota di table penjualn ke nota di table penjualan detail

5. Membuat query untuk masing-masing form tetapi hanya yang diperlukan saja yaitu sebagai berikut :

a)      Query Arus Barang Keluar yaitu query yang berisikan : kode barang, nama barang, nota, jumlah seperti di bawah ini dan hasilnya seperti ini

b)      Query Barang yang Telah Di Kirim yaitu yang berisikan : nota, id_pelanggan, nama, tanggal_pesan, kode_barang, nama_barang, telah_di_kirim seperti di bawah iniDan hasilnya seperti ini

c)      Query Bonus Seles Dari Penjualan yaitu yang berisikan : nota, NIK, nama_sales, id_pelanggan, nama_pelanggan, tanggal_pesan, total penjualan, bonus salas seperti di bawah iniUntuk rumus total penjulan = Total Penjualan: [Table Barang]!Harga*[Table Jual detail]!Jumlah ,Untuk rumus bonus penjualan = Bonus Sales: IIf([Table Pegawai]!Golongan="D";[Table Barang]!Harga*[Table Jual detail]!Jumlah*0,05;IIf([Table Pegawai]!Golongan="C";[Table Barang]!Harga*[Table Jual detail]!Jumlah*0,04;IIf([Table Pegawai]!Golongan="B";[Table Barang]!Harga*[Table Jual detail]!Jumlah*0,02;IIf([Table Pegawai]!Golongan="A";[Table Barang]!Harga*[Table Jual detail]!Jumlah*0,01;0)))) , Dengan ketentuan golongan A,B,C, dan D mendapat 5%, 4%, 2%, dan 1% Dan hasilnya seperti ini

d)     Query Gaji Pegawai yaitu yang Berisikan : NIK, Nama, Jenis_Kelamin, Jabatan, Status_Pegawai_Tetap, Golongan, TGL_Lahir, TH_Masuk_Kerja, Alamat, Telepon, Kota, Gaji, Tunjangan_Keluarga, Tunjangan_Jabatan, Tunjangan_Transport, Total Gaji Seperti Di Bawah Ini  dan  dan untuk rumus total gaji = Total Gaji: [Gaji]+[Tunjangan_Keluarga]+[Tunjangan_Jabatan]+[Tunjangan_Transport] Dan Hasilnya seperti ini dan ini

e)      Query Pegawai sales yaitu yang berisikan : kode barang, seperti table pegawai hanya di bagian criteria di di tulis Sales seperti di bawah ini  Dan hasilnya seperti ini

f)       Query Penjualan Barang yaitu yang berisikan : nota, NIK, nama_sales, ID_pelanggan, Nama_pelanggan, Tanggal_pesan, Jumlah, Harga_total seperti di bawah ini Dan hasilnya seperti ini  dan Rumus harga total = Total Harga: [Table Barang]!Harga*[Table Jual detail]!Jumlah

g)      Query pesenan Masing-masing Negara yitu yang berisikan : Negara, ID_pelanggan, nama, Alamat, Kota, Nota, Kode_barang, Nama_barang, Jumlah, dan Telah_di Kirim tapi bagian ini tidak di tunjukan di bagian hasil seperti di bawah ini  Dan hasilnya seperti ini

Setelah menyelesaikan pembuatan query-query dari criteria yang diperlukan maka selanjutnya diminta untuk membuat report untuk masing-masing query yang telah kita buat, seperti :

h)      Laporan Barang Keluar

i)        Report Barang Yang Telah Di Kirim

j)        Report Bonus Seles Dari Penjualan

k)      Report Gaji Pegawai

l)        Report Daftar Pegawai Sales

m)    Report pemesanan Masing-masing Negara

n)      Report Penjualan Barang

Pada bagian report jika ada laporan yang membutuhkan penjumlahan maka dari itu kita harus membeda-bedakan bagian yang kira-kira hanya muncul satu kali dengan priority dan setelah itu kita dapat menjumlah dengan menggunakan summary opstions

6. Langkah yang terakhir adalah pembuatan switch board yang dilakukan melalui menu switchboard manager

Langkah berikutnya adalah membuat beberapa bagian dari main switchboard yang ada gara menjadi lebih banyak dan bervariasi seperti di bawah ini dengan new ,  Lalu di masing-switchboard pages berisi sebagai berikut :

                         I.      Edit data  Dan pada saat membuat item pada bagian command semua menggunakan Open Form in Edit Mode

                      II.      Keluar  Dan pada saat membuat item pada bagian command menggunakan  Exit Application

                   III.      Penjualan  Barang Dan pada saat membuat item pada bagian command masing-masing menggunakan  Dan

                   IV.      Tambah Data  Dan pada saat membuat item pada bagian command semua menggunakan Open Form in Add Mode

                      V.      Tampilkan Laporan  Dan pada saat membuat item pada bagian command semua menggunakan Open Report Kecuali pada saat item kembali ke menu utama dan tidak jadi keluar aplikasi mengunakan Go to Switchboard dan menggunakan form menu utama

                   VI.      Untuk menampilkan switchboard yang telah kita susun tadi agar muncul pada awal pertama kali membuka file kita yaitu dengan mengikuti form berikut:  lalu 

Jenis-Jenis software akutansi

Sekarang dalam makalah ini saya memberitahukan kepada anda jenis-jenis software akutansi diantaranya selain MYOB yang telah di jelaskan sebelumnya yang digunakan beberapa perusahaan yaitu :

1.      Oracle
Oracle Corporation (NASDAQ: ORCL) adalah salah satu perusahaan utama pengembang sistem manajemen basis data (database management system), perangkat lunak untuk mengembangkan basis data, perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan, enterprise resource planning dan perangkat lunak manajemen rantai pasok. Oracle Corporation didirikan pada tahun 1977. Perusahaan ini mempekerjakan 68.236 pekerja pada tahun 2007. Markasnya berada di Redwood City, California.

2.      Microsoft SQL Server
Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) produk dari perusahaan Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah Transact-SQL yang merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase. Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar.

3.      Daceasy
Pada inti dari DacEasy adalah serangkaian modul yang terintegrasi memberikan informasi penting yang penting untuk operasi bisnis Anda. Anda dapat memilih kombinasi modul diperlukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda dan mencapai hasil yang optimal.

4.      Peachtree
Peachtree terdiri dari berbagai program Peachtree seperti :
• Peachtree Pro
• Peachtree Complete
• Peachtree Premium
• Peachtree Quantum
• Solusi Payroll
• Perawatan bisnis
• Cek & Formulir
• Peachtree Add-ons

5.      LedgerPlus
Software akuntansi General Ledger (GL). Dilengkapi dengan built-in fungsi AR dan AP aging schedule.
FEATURE UTAMA
° Transaksi dalam mata uang lokal dan asing (multi currency).
° Dua pilihan kurs: Pajak dan Tengah BI.
° Otomatis perhitungan Saldo Awal, Saldo Akhir dan Revaluasi.
° Cost/Profit Center untuk cabang, divisi, proyek, dll.
° Penomoran account flexible hingga 30 digit.
° Periode akuntansi flexible bulanan, triwulan, tahunan.
° Laporan terintegrasi langsung dengan Microsoft Excel.
° Proteksi user, password dan hak akses program.
° Otorisasi (posting) hanya dapat dilakukan oleh accounting manager.
° Sangat mudah digunakan. Panduan dalam bahasa Indonesia.

6.      iOffice
Software akuntansi Penjualan, Pembelian, Persediaan Barang (Inventory) dan Produksi (Manufacturing).
FEATURE UTAMA
° Transaksi dalam mata uang lokal dan asing (multi currency).
° Fungsi Sales Order, Delivery dan Return.
° Fungsi Purchase Order, Receive dan Return.
° Terintegrasi dengan module GL, AR, AP (LedgerPlus).
° Dua pilihan inventory cost method: FIFO dan Average.
° Gudang lebih dari satu (multi warehouse).
° Laporan terintegrasi langsung dengan Microsoft Excel.
° Proteksi user, password dan hak akses program.
° Sangat mudah digunakan. Panduan dalam bahasa Indonesia.

7.      NetLedger
FEATURE UTAMA
° Journal entry yang dapat di setup sesuai kebutuhan.
° Inquiry AR, AP aging schedule dan payment.
° Inquiry persediaan barang (inventory).
Cash Register
Sistem Point Of Sale (POS) berbasiskan Personal Computer (PC) untuk menggantikan fungsi mesin Cash Register. Cocok digunakan bagi toko dan mini market.
FEATURE UTAMA
° Persediaan barang (Inventory).
° Penjualan (Sales), Pembelian (Purchase) dan Produksi (Manufacture).
° Dapat diintegrasikan dengan mesin Barcode Reader.
° Print struk penjualan, laporan kartu stock, penjualan, pembelian, dll.
° Laporan terintegrasi langsung dengan Microsoft Excel.
° Proteksi user, password dan hak akses program.
° Sangat mudah digunakan. Panduan dalam bahasa Indonesia  

Manfaat Software Akuntansi

Adapun beberapa manfat dari software akuntansi yaitu sebagai berikut :

1.      Journal khusus tidak pernah diisi. User hanya mengisi transaksi sebagaimana layaknya kita mencatat sebuah transaksi.

2.      Semua subsidiary ledger juga akan di-update hingga ke detail-nya. Contoh: Subsidiary untuk persediaan akan tercatat kuantitas, satuan, gudang, dan informasi lainnya yang menyangkut persediaan.

3.      Secara real time laporan akan tersaji segera setelah transaksi berhasil diisi (untuk software tertentu, proses posting perlu dipicu oleh sebuah menu).

4.      Pengusaha tidak tahu membuat laporan keuangan sangat repot karena mereka tidak tahu prosesnya dan saat ini dikerjakan oleh orang lain (staf akuntingnya yang tahu).

5.      Mempertimbangkan nilai investasi (harga) dari software mahal.

6.      Mempertimbangkan nilai investasi (harga) dari software mahal.

7.      Bekerja lebih cepat.

Kelemahan software akuntansi

            Selain memiliki keunggulan atau manfaat, pada dasarnya software akuntansi memiliki kelemahan seperti :

1. Bagi yang pernah mengerjakan akuntansi secara manual tentunya tahu betapa sulitnya untuk menjalani siklus akuntansi secara lengkap. Kekurangan apa saja yang akan terjadi apabila kita masih membuat laporan keuangan secara manual?
2. Lama, terutama bagi yang transaksi hariannya banyak
3. Mudah terjadi kesalahan
4. Apabila terjadi kesalahan, sulit untuk dicari letak kesalahannya.
   

Bab 3

Kesimpulan

Dari penjabaran yang telah dijelaskan, saya dapat disimpulakan bahwa dalam perusahaan yang besar sebaiknya menggunakan software akuntansi karena dengan menggunakan ini dapat menghemat waktu atau dengan kata lain lebih praktis. Namun dalam pemilihannya ada hal – hal yang harus kita perhatikan, jangan asal terkenal kemudian kita langsung membelinya. Namun untuk perusahaan yang baru merintis disarankan untuk dapat menggunakan jasa tailor made agar software yang di inginkan sesuai dengan jenis dan system yang dinginkan.

Dan perlu kita menyadari bahwa perkembangan ilmu pengetahuan khususnya dalam teknologi informasi dan komunikasi sangat berperan penting dalam dunia pendidikan dan bisnis. Hal ini dikatakan penting karena dunia usaha menuntut setiap jenis usaha mengikuti perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang pesat secara up to-date.

Pesatnya perkembangan ini membuat setiap orang yang terlibat dalam dunia usaha untuk selalu mengikuti kemajuan teknologi ini.

Salah satu perkembangan teknologi informasi dalam dunia usaha yang umum dipakai di dunia usaha di luar negeri adalah Aplikasi Akuntansi Komputer, namun sayangnya teknologi informasi ini masih belum umum untuk dunia usaha di Indonesia.

Walaupun pada dasarnya setiap perusahaan mengolah data dengan cara yang sama namun besar kecil perusahaan, jenis usaha dan teknologi yang digunakan serta pengaruh sumber daya lainnya menyebabkan system akuntansi satu perusahaan dengan perusahaan lainnya berbeda.

Dengan adanya software akunatnsi dinilai cukup praktis dalam pelaksanaan siklus akuntansi nnamun pengguna software harus benar – benar mengetahui ara kerjanya karena sedikit saja melakukan kesalahan maka dia harus mengulang dari awal prose pekerjaannya.